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ANNONCES MANAGEMENT GESTION

Office Manager H/F

Entreprise

Persuaders recrute pour son client, un cabinet d’expertise comptable composé de 25 collaborateurs, un Office Manager H/F.

 

Poste

Vos principales tâches seront les suivantes :

– Ouverture du courrier et répartition dans les bannettes des collaborateurs

– Numérisation des courriers du cabinet ainsi que les courriers AR

– Le traitement des appels téléphoniques et la gestion des mails

– La gestion d’agenda, des déplacements et des notes de frais

– L’organisation et la préparation des réunions

– L’organisation des évènements internes

– La gestion administrative du cabinet :

  • Rédaction des lettres de mission avec les clients ;
  • Suivi de l’enregistrement des nouveaux mandats ;
  • Enregistrement des clients nouveaux dans la base de données ;
  • Ouverture du courrier et numérisation des courriers ;
  • Suivi de la facturation des clients à raison de 50 heures par mois ;
  • Envoi de la facturation avant le 15 de chaque mois ;
  • Renseignement du reporting ;
  • Relances des clients régulières (plusieurs fois par mois) par écrit et par téléphone ;
  • Participation à l’analyse de la gestion des temps sur les dossiers avec un responsable afin de mettre en place un contrôle de gestion.

– Suivi des Ressources Humaines : congés, médecine du travail,

– Suivi de la gestion des stocks et commande de fournitures et de consommables

– Alerte sur l’entretien général des locaux

– Le classement et l’archivage. Suivi de l’archivage avec les entrées et sorties

Vous avez un rôle de coordination entre les interlocuteurs internes et externes, vous anticipez les besoins de votre Direction et trouvez les solutions adaptées aux différentes problématiques administratives.

 

 

 

Profil

– Issu d’une formation Bac +2 minimum de type BTS en assistanat, vous justifiez d’au moins 3 ans d’expérience à un poste similaire dans un cabinet Comptable.

– Rigueur indispensable pour réussir à ce poste

– prise d’initiative / Bonne élocution / enthousiasme contagieux/ dynamique

– Excellente rédaction – orthographe irréprochable

– Bonne maîtrise du pack office

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